Phòng Thông tin – Truyền thông

Quy trình: QT.TTTT.01

Bước 1. Gửi yêu cầu truyền thông: Các đơn vị gửi yêu cầu về P.TTTT đính kèm Kế hoạch tổ chức chương trình đã được phê duyệt, các nội dung công việc truyền thông (quảng cáo, bài viết, hình ảnh, ấn phẩm truyền thông, phương tiện truyền thông,…)

Bước 2. Kiểm duyệt nội dung truyền thông: Trong thời hạn 1 đến 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu, P.TTTT kiểm tra nội dung và hình thức đảm bảo quy định về công tác quản trị và sử dụng thương hiệu của Nhà trường và không vi phạm quy định pháp luật.

• Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 3. Thực hiện hoạt động truyền thông: P.TTTT phối hợp cùng các đơn vị thực hiện hoạt động truyền thông đã được phê duyệt; Thực hiện lên tin/bài trên website trong thời gian sự kiện diễn ra và chậm nhất 24 giờ sau khi kết thúc sự kiện.

• Truyền thông trước sự kiện
• Truyền thông trong sự kiện
• Truyền thông sau sự kiện

Bước 4. Tổng kết, báo cáo và lưu hồ sơ: P.TTTT thực hiện tổng kết, viết báo cáo công tác truyền thông và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Quy trình:QT.TTTT.02

Bước 1. Yêu cầu cấp tên miền: Đơn vị trong trường có nhu cầu cấp tên miền tênđơnvị.hcmus.edu.vn

Bước 2. Gửi bản đăng ký: Đơn vị gửi Giấy đề nghị (có chữ ký của Trưởng đơn vị) qua địa chỉ email: thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn

Bước 3. Kiểm tra: P.TTTT phản hồi thông tin cho đơn vị và người chịu trách nhiệm liên hệ qua email, điện thoại.

• Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 4. Tạo tên miền: P.TTTT thực hiện tạo tên miền.

Bước 5. Nhận kết quả và lưu hồ sơ: P.TTTT cấp tên miền theo yêu cầu của đơn vị, xác nhận qua email liên hệ và lưu hồ sơ. Đơn vị tự chịu trách nhiệm về tên miền và nội dung trang website khi triển khai.

Quy trình: QT.TTTT.03

Bước 1. Gửi yêu cầu kết nối internet: Đơn vị gửi Giấy đề nghị ghi rõ mục đích sử dụng (theo hướng dẫn trong mẫu) qua địa chỉ email: thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn (trong đề nghị cần có thông tin người liên hệ)

Bước 2. Kiểm tra yêu cầu: Trong thời hạn 1 đến 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu, P.TTTT sẽ phản hồi thông tin đến đơn vị và người chịu trách nhiệm liên hệ qua email, có đính kèm biểu mẫu BM02.TTTT.03

• Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 3. Thực hiện yêu cầu: P.TTTT khảo sát, tư vấn thiết bị wifi sau đó thông báo đến phòng QTTB bằng email để thực hiện việc đi dây mạng và gắn thiết bị wifi cho đơn vị yêu cầu.

Bước 4. Nhận kết quả và lưu hồ sơ: P.TTTT sẽ cấu hình hệ thống và thông báo kết quả cho đơn vị. Hồ sơ được lưu trữ theo quy định.

Quy trình: QT.TTTT.04

Bước 1. Gửi yêu cầu cấp số điện thoại nội bộ: Đơn vị gửi Giấy đăng ký có ý kiến của trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo đơn vị gửi giấy đề nghị qua địa chỉ email: thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn.

Bước 2. Tiếp nhận yêu cầu: P.TTTT phản hồi thông tin cho người chịu trách nhiệm đơn vị bằng email, điện thoại.

Bước 3. Kiểm tra yêu cầu: Đơn vị yêu cầu kiểm tra và xác nhận phản hồi từ P.TTTT như: lắp mới hay sửa chữa, số lượng, khối lượng công việc, hoặc các yêu cầu khác nếu có.

• Nếu đồng ý thông qua thì P.TTTT thực hiện bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 4. Khảo sát: P.TTTT phối hợp cùng các đơn vị yêu cầu sẽ tiến hành khảo sát hiện trạng đường dây và vị trí lắp đặt điện thoại.

Bước 5. Thực hiện yêu cầu: P.TTTT báo bằng điện thoại hoặc email cho P.QTTB thực hiện việc đi dây mạng.

Bước 6. Nhận kết quả và lưu hồ sơ: Sau khi xong dây mạng P.TTTT sẽ cấu hình hệ thống và thông báo kết quả bằng điện thoại hoặc email cho đơn vị yêu cầu. Hồ sơ được lưu trữ theo quy định.

Quy trình: QT.TTTT.05

Bước 1. Đăng ký kênh MXH: Trưởng Đơn vị rà soát nhu cầu, đăng ký sử dụng kênh MXH với P.TTTT

Bước 2. Kiểm duyệt nội dung yêu cầu: Trong thời hạn 1 đến 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu, P.TTTT kiểm duyệt kênh MXH đảm bảo quy định về công tác quản trị và sử dụng thương hiệu của Nhà trường và không vi phạm quy định pháp luật.

• Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 3. Phê duyệt danh sách kênh MXH: P.TTTT tổng hợp đăng ký và tham mưu BGH phê duyệt danh sách các kênh MXH mà đơn vị đăng ký.

Bước 4. Kiểm tra và giám sát: P.TTTT thực hiện kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng kênh MXH theo thông tin các đơn vị đã đăng ký.

Bước 5. Lưu hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ theo quy định.

Quy trình: QT.TTTT.06

Bước 1. Gửi yêu cầu cấp thẻ cán bộ: Các đơn vị, cá nhân gửi yêu cầu cấp thẻ cán bộ thông qua biểu mẫu đăng ký.

Bước 2. Xét duyệt yêu cầu: P.TTTT kiểm tra và xác minh thông tin. Nếu đầy đủ và hợp lệ, yêu cầu sẽ được thông qua; nếu không hợp lệ, yêu cầu bổ sung.

Bước 3. Thực hiện in ấn và cấp thẻ: P.TTTT tiến hành in ấn và cấp thẻ cán bộ.

Bước 4. Giao nhận thẻ và lưu hồ sơ: Cán bộ nhận thẻ tại P.TTTT hoặc thẻ sẽ được gửi đến đơn vị yêu cầu.

• Hồ sơ lưu trữ theo như quy định.

Quy trình: QT.TTTT.07

Bước 1. Lập kế hoạch: P.TTTT phối hợp với các Khoa lập kế hoạch cho công tác Hướng nghiệp và Tư vấn tuyển sinh năm học.

Bước 2: Phê duyệt: P.TTTT trình BGH nội dung và hình thức đảm bảo quy định về công tác hướng nghiệp và tư vấn tuyển sinh của Nhà trường.

• Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;
• Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì thực hiện lại quy trình.

Bước 3. Lên chương trình chi tiết:

• P.TTTT lên chương trình chi tiết các hoạt động Hướng nghiệp – Tư vấn tuyển sinh.
• P.TTTT, các đơn vị và chuyên gia tư vấn tuyển sinh chuẩn bị các tài liệu quảng bá (tờ rơi, brochure, standee,…) và các vật phẩm quà tặng liên quan đến tuyển sinh. P.TTTT kiểm duyệt các tài liệu này trước khi sử dụng.
• Nếu chuyên gia đồng ý tham gia thì sang bước 4.
• Nếu không tham gia thì báo cáo lý do.

Bước 4. Thực hiện TVTS trực tiếp: P.TTTT và chuyên gia tư vấn trực tiếp tham gia Chương trình TVTS. Chuyên gia cần cung cấp thông tin về trường, chương trình đào tạo, học bổng, cơ hội nghề nghiệp và giải đáp thắc mắc của học sinh và phụ huynh.

Bước 5. Tổng kết và đánh giá hiệu quả: P.TTTT điểm danh, tổng kết để đánh giá, thu thập phản hồi từ học sinh và phụ huynh, báo cáo các số liệu về lượng học sinh quan tâm Chương trình TVTS và đăng bài truyền thông lên website và trang mạng xã hội.

Quy trình: QT.TTTT.08

Bước 1. Gửi yêu cầu cấp tài khoản email: Đơn vị gửi Giấy đề nghị có ý kiến của trưởng đơn vị, có ý kiến của trưởng phòng Tổ chức – Hành chính; hoặc lãnh đạo đơn vị gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn với minh chứng là hình ảnh của hợp đồng làm việc của các cá nhân).

Bước 2. Xét duyệt yêu cầu:

• P.TTTT tiếp nhận yêu cầu tạo tài khoản email.
• Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu, P.TTTT thẩm định nội dung và hình thức.

+ Nếu đồng ý thông qua thì sang bước tiếp theo;

+ Nếu không đồng ý hoặc cần điều chỉnh thì hướng dẫn đơn vị gửi yêu cầu để thực hiện lại quy trình hoặc rút lại yêu cầu.

Bước 3. Thực hiện tạo tài khoản:

• P.TTTT tạo tài khoản email.

Bước 4. Nhận kết quả và lưu hồ sơ:

• P.TTTT gửi thông tin tài khoản mới tạo đến email của trưởng đơn vị yêu cầu cấp mới tài khoản.
• Hồ sơ được lưu trữ theo quy định.